tugas softskill koperasi kelompok 3

Pola Manajemen Koperasi

Manajemen adalah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana cara mencapai tujuan dengan efektif dan efisien dengan menggunakan bantuan / melalui orang lain
Dengan demikian Manajemen Koperasi dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mencapai tujuan melalui usaha bersama berdasarkan azas kekeluargaan.Untuk mencapai tujuan Koperasi, perlu diperhatikan adanya sistim Manajemen yang baik, agar tujuannya berhasil, yaitu dengan diterapkannya fungsi-fungsi Manajemen.

Manajer
Manajer adalah seorang tenaga profesional yang memiliki kemampuan sebagai pemimpin tingkat pengelola, yang diangkat dan diberhentikan oleh Pengurus setelah dikonsultasikan dengan Pengawas.
Tugas, fungsi dan tanggung jawab Manajer ;

1) Tugas manajer adalah mengkoordinasikan seluruh kegiatan usaha, administrasi, organisasi dan ketatalaksanaan serta memberikan pelayanan administratif kepada Pengurus dan Pengawas,

2) Untuk melaksanakan tugas tersebut, manajer berfungsi :
(a) Sebagai pemimpin tingkat pengelola,
(b) Merencanakan kegiatan usaha, kepegawaian dan keuangan,
(c) Mengkoordinasikan kegiatan kepala-kepala unit usaha, kepala sekretariat dan kepala keuangan dalam upaya mengatur, membina baik yang bersifat tehnis maupun administratif

3) Berwenang mengambil langkah tindak lanjut atas kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh Pengurus

4) Bertanggungjawab kepada Pengurus melalui Ketua.
H ubungan Kerja Manajer : a) Secara vertikal, Manajer mengadakan hubungan kerja keatas dengan Pengurus, Pengawas untuk mengajukan usulan, pendapat dan segala rencana dalam upaya pengembangan usaha dan penciptaan uaha baru.
b) Hubungan kerja kebawah, dengan seluruh jajaran pengelola untuk melakukan kegiatan mengatur, membina dan memberikan bimbingan dan pengawasan dalam upaya melaksanakan seluruh kebijaksanaan Pengurus dan Pengawas.
c) Secara horisontal mengadakan hubungan kerja dengan seluruh jajaran manajer setingkat Pengelola.

Tata Kerja Manajer :
a) Manajer dapat menghadiri Rapat Anggota, Rapat Pengurus dan Rapat Gabungan,
b) Manajer membantu Sekretaris dalam menyiapkan bahan-bahan yang dibahas dalam Rapat,
c) Manajer membantu mencatat seluruh keputusan atau kebijaksanaan yang diambil dalam rapat dan merahasiakannya,
d) Manajer mengatur pelaksanaan kegiatan usaha operasional atas keputusan yang telah ditetapkan dalam rapat,
e) Manajer melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Pengurus,
f) Manajer bertanggungjawab atas seluruh pelaksanaan tugas.

Unit-Unit kerja tingkat pelaksana, terdiri dari :
a) Bagian Sekretariat
b) Bagian Keuangan
c) Bagian Administrasi
d) Unit-Unit Usaha Produktif

Untuk mencapai tujuan  koperasi di perlukan manajemen koperasi yang benar agar semua yang telah di rencanakan dapat berjalan dengan baik,untuk itu diperlukan Pola Manajemen Koperasi sebagai berikut:

Perencanaan

Perencanaan merupakan proses dasar dari manajemen. Dalam hal ini manajer memutuskan hal-hal yang harus dilakukan, tetapi sebelum itu dibutuhkan organisasi untuk perencanaan, baik organisasi kecil maupun besar. Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang bersifat fleksibel, karena dalam berjalannya waktu situasi dan kondisipun dapat berubah sewaktu-waktu.

Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur,pengelompokan, dan mengatur serta membagi tugas bagi para anggota dalam bekerja. Posisi dalam bekerja dari para anggotanya pun harus sesuai dengan keahlian dari anggota organisasi, agar tujuan dapat di capai sesuai dengan yang telah direncanakan.

Struktur Organisasi

Sebagai pengelola koperasi, pengurus menghadapi berbagai masalah yang harus diselesaikan. Dan masalah yang paling sulit itu berasal dari dirinya sendiri yaitu berupa keterbatasan, seperti keterbatasan pengetahuan, kemampuan, bahkan mungkin daya tahan tubuh.

Maka dibutuhkan struktur organisasi yang sesuai dengan kemampuan, bentuk usaha, volume usaha, maupun luas pemasaran produk. Karena semua bentuk organisasi memiliki kekuatan dan kelemahan.

Pengarahan

Pengaraha merupakan fungsi menejemen yang terpenting karena masing-masing orang dalam suatu organisasi memiliki kepentingannya masing-masing. Untuk itu pimpinan perusahaan harus dapat mengarahkan dengan baik agar tujuan perusahaan dapat tercapai.

Pengawasan

Pengawasan merupakan sistem untuk membuat segala kegiatan perusahaan dapat berjalan sesuai rencana.

Proses ini dapat dilakukan dengan beberapa tahap, yaitu:

• menetapkan standar
• membandingkan kegiatan yang telah dilaksanakan dengan standar yang telah ditetapkan
• mengukur penyimpanan-penyimpana yang terjadi, lalu mengambil tindakan evaluasi jika diperlukan.

MEKANISME  KERJA

Kata koperasi sudah tidak asing lagi kita dengar semua orang juga sudah mengetahui apa itu koperasi disini kita akan membahas apa prinsip koperasi,bentuk dan bagaimana cara kerja koperasi.

Mekanisme Kerja Koperasi

Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-seorang atau badan hukum Koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip Koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan.

Koperasi sendiri memiliki Prinsip yang harus diterapkam dan dilaksankan oleh setia koperasi, prinsip tersebut yaitu sebagai berikut :

            -        keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka;

-        pengelolaan dilakukan secara demokratis;

-        pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa usaha masing-masing anggota;

-        pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal;

-        kemandirian;

-        pendidikan perkoperasian;

-        kerja sama antar koperasi.

Dengan demikian Manajemen Koperasi dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mencapai tujuan melalui usaha bersama berdasarkan azas kekeluargaan.Untuk mencapai tujuan Koperasi, perlu diperhatikan adanya sistim Manajemen yang baik, agar tujuannya berhasil, yaitu dengan diterapkannya fungsi-fungsi Manajemen.

Prinsip Koperasi

Seluruh Koperasi di Indonesia wajib menerapkan dan melaksanakan prinsip prinsip koperasi, sebagai berikut:

• keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka;
• pengelolaan dilakukan secara demokratis;
• pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa usaha masing-masing anggota;
• pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal;
• kemandirian;
• pendidikan perkoperasian;
• kerja sama antar koperasi.

PROSES KEANGGOTAAN

Tahap rapat pembentukan koperasi setelah tahap persiapan selesai dan para pendiri pembentukan koperasi telah memiliki bekal yang cukup dan telah siap melakukan rapat pembentukan koperasi. Rapat pembentukan koperasi harus dihadiri oleh 20 orang calon anggota sebagai syarat sahnya pembentukan koperasi primer. Selain itu, pejabat desa dan pejabat Dinas Koperasi dan UKM dapat diminta hadir untuk membantu kelancaran jalannya rapat dan memberikan petunjuk-petunjuk seperlunya.
Hal-hal yang dibahas pada saat rapat pembentukan koperasi karyawan, dapat dirinci sebagai berikut :

a. Pembuatan dan pengesahan akta pendirian koperasi karyawan, yaitu surat keterangan tentang pendirian koperasi yang berisi pernyataan dari para kuasa pendiri yang ditunjuk dan diberi kuasa dalam suatu rapat pembentukan koperasi untuk menandatangani Anggaran Dasar pada saat pembentuk-an koperasi.

b. Pembuatan Anggaran Dasar koperasi, yaitu pembuatan aturan dasar tertulis yang memuat tata kehidupan koperasi yang disusun dan disepakati oleh para pendiri koperasi pada saat rapat pembentukan.
Konsep Anggaran Dasar koperasi sebelumnya disusun oleh panitia pendiri, kemudian panitia pendiri itu mengajukan rancangan Anggaran Dasarnya pada saat rapat pembentukan untuk disepakati dan disahkan. Anggaran Dasar biasanya mengemukakan :

1. Nama dan tempat kedudukan, maksudnya dalam Anggaran Dasar tersebut dicantumkan nama koperasi karyawan yang akan dibentuk dan lokasi atau wilayah kerja koperasi tersebut berada.
2. Landasan, asas dan prinsip koperasi, di dalam Anggaran Dasar dikemukakan landasan, asas dan prinsip koperasi yang akan dianut oleh koperasi.
3. Maksud dan tujuan, yaitu pernyataan misi, visi serta sasaran pembentukan koperasi.
4. Kegiatan usaha, merupakan pernyataan jenis koperasi dan usaha yang akan dilaksanakan koperasi. Dasar penentuan jenis koperasi adalah kesamaan aktivitas, kepentingan dan kebutuhan ekonomi para karyawan anggotanya. Misalnya, koperasi simpan pinjam, koperasi konsumen, koperasi produsen, koperasi pemasaran dan koperasi jasa atau koperasi serba usaha.
5. Keanggotaan, yaitu aturan-aturan yang menyangkut urusan keanggotaan koperasi. Urusan keanggotaan ini dapat ditentukan sesuai dengan kegiatan usaha koperasi yang akan dibentuknya. Biasanya ketentuan mengenai keanggotaan membahas persyaratan dan prosedur menjadi anggota ko-perasi karyawan, kewajiban dan hak-hak dari anggota serta ketentuan-ketentuan dalam mengakhiri status keanggotaan pada koperasi.

MODEL KOPERASI

Sesuai dengan prinsip identitas ganda, maka para anggota koperasi adalah pemilik dan sekaligus sebagai pengguna jasa atau pelanggan bagi koperasi tersebut, untuk itu

Hanel, Alfred (1989) membagi partisipasi anggota koperasi menjadi dua kelompok, yaitu:

1.     Partisipasi anggota sebagai pemilik.

Partisipasi ini sering disebut dengan partisipasi kontributif, karena para anggota berpartisipasi dengan memberikan kontribusinya terhadap pembentukan dan pertumbuhan koperasi, dalam bentuk keuangan, misalnya membayar simpanan-simpanan, pembentukan cadangan dan penyertaan modal (capital resources). Di samping itu, para anggota juga mengambil bagian dalam penetapan tujuan (goal system), ikut serta dalam pengambilan keputusan (decision making), dan ikut serta dalam mengawasi jalannya koperasi (control).

2.    Partisipasi anggota sebagai pelanggan.

Partisipasi ini sering disebut juga partisipasi insentif, yaitu para anggota koperasi memanfaatkan berbagai potensi atau jasa pelayanan yang diberikan koperasi (services) untuk menunjang berbagai kepentingannya, seperti misalnya: pembelian, penjualan, kredit, produksi, dan lain-lain. Partisipasi anggota dalam pemupukan modal memberikan kekuatan finansial bagi organisasi koperasi. Semakin besar modal yang terkumpul, semakin besar pula

peluang untuk memperluas jangkauan usahanya. Koperasi yang bermodal kecil tentu akan mengalami kesulitan dalam bersaing dengan pelaku atau lembaga ekonomi lainnya (tengkulak, pedagang, bank). Partisipasi anggota dalam pembelian lebih ditentukan oleh kesesuaian antara kebutuhan atau keinginan anggota dengan penyediaan barang dan jasa yang dilakukan oleh koperasi. Apabila barang dan jasa yang disediakan tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan atau keinginan anggota, maka anggota koperasi tentu tidak akan mau.

Permodalan Koperasi

1. Arti Modal Koperasi

Modal merupakan sejumlah dana yang akan digunakan untuk melaksanakan usaha
– usaha Koperasi.
• Modal jangka panjang
• Modal jangka pendek
• Koperasi harus mempunyai rencana pembelanjaan yang konsisten dengan azas-azas
• Koperasi dengan memperhatikan perundang-undangan yang berlaku dan 2. ketentuan administrasi.

SUMBER-SUMBER MODAL KOPERASI (UU NO. 12/1967)
• Simpanan Pokok adalah sejumlah uang yang diwajibkan kepada anggota untuk
diserahkan kepada Koperasi pada waktu seseorang masuk menjadi anggota Koperasi
tersebut dan jumlahnya sama untuk semua anggota
• Simpanan Wajib adalah simpanan tertentu yang diwajibkan kepada anggota yang
membayarnya kepada Koperasi pada waktu-waktu tertentu.
• Simpanan Sukarela adalah simpanan anggota atas dasar sukarela atau berdasarkan
perjanjian-perjanjian atau peraturan –peraturan khusus.

SUMBER-SUMBER MODAL KOPERASI (UU No. 25/1992)
• Modal sendiri (equity capital) , bersumber dari simpanan pokok anggota, simpanan
wajib, dana cadangan, dan donasi/hibah.
• Modal pinjaman ( debt capital), bersumber dari anggota, koperasi lainnya, bank atau
lembaga keuangan lainnya, penerbitan obligasi dan surat hutang lainnya, serta
sumber lain yang sah.

2. Distribusi Cadangan Koperasi
diperoleh dari penyisihan sisa hasil usaha yang dimasukkan untuk memupuk Pengertian dana cadangan menurut UU No. 25/1992, adalah sejumlah uang yang modal sendiri dan untuk menutup kerugian koperasi bila diperlukan.
Sesuai Anggaran Dasar yang menunjuk pada UU No. 12/1967 menentukan bahwa 25 % dari SHU yang diperoleh dari usaha anggota disisihkan untuk Cadangan , sedangkan SHU yang berasal bukan dari usaha anggota sebesar 60 % disisihkan untuk Cadangan.
Menurut UU No. 25/1992, SHU yang diusahakan oleh anggota dan yang diusahakan oleh bukan anggota, ditentukan 30 % dari SHU tersebut disisihkan untuk Cadangan.

Sisa Hasil Usaha (SHU)

Sisa Hasil Usaha ( SHU ) Koperasi seringkali diartikan keliru oleh pengelola koperasi. SHU Koperasi dianggap sama saja dengan deviden sebuah PT, padahal terminology SHU jelas, bahwa SHU adalah “Sisa” dari Usaha koperasi yang diperoleh setelah kebutuhan anggota terpenuhi
Dalam Manajemen koperasi Sisa hasil usaha (SHU) memang diartikan sebagai selisih dari seluruh pemasukan atau penerimaan total (total revenue [TR]) dengan biaya-biaya atau biaya total (total cost[TC]) dalam satu tahun buku. Bahkan dalam jika ditinjau pengertian SHU dari aspek legalistik, menurut UU No.25/1992, tentang perkoperasian, Bab IX, pasal 45 adalah sebagai berikut:

1. SHU koperasi adalah pendapatan koperasi yang diperoleh dalam satu tahun buku dikurang dengan biaya, penyusutan, dan kewajiban lain termasuk pajak dalam tahun buku yang bersangkutan.
2. SHU setelah dikurangi dana cadangan, dibagikan kepada anggota sebanding jasa usaha yang dilakukan oleh masing-masing anggota dengan koperasi, serta digunakan untuk keperluan pendidikan perkoperasian dan keperluan koperasi, sesuai dengan keputusan Rapat Anggota.
3. besarnya pemupukan modal dana cadangan ditetapkan dalam Rapat Anggota.
Pengertian diatas harus dipahami bahwa SHU bukan deviden seperti PT tetapi keuntungan usaha yang dibagi sesuai dengan aktifitas ekonomi angoota koperasi, maka besarnya SHU yang diterima oleh setiap anggota akan berbeda, tergantung besarnya partisipasi modal dan transaksi anggota terhadap pembentukan pendapatan koperasi. Artinya, semakin besar transaksi(usaha dan modal) anggota dengan koperasinya, maka semakin besar SHU yang akan diterima. Hal ini berbeda dengan perusahaan swasta, dimana dividen yang diperoleh pemilik saham adalah proporsional, sesuai besarnya modal yang dimiliki. Hal ini merupakan salah satu pembeda koperasi dengan badan usaha lainnya.

Penghitungan SHU bagian anggota dapat dilakukan apabila beberapa informasi dasar diketahui sebagai berikut:
1. SHU total kopersi pada satu tahun buku
2. bagian (persentase) SHU anggota
3. total simpanan seluruh anggota
4. total seluruh transaksi usaha ( volume usaha atau omzet) yang bersumber dari anggota
5. jumlah simpanan per anggota
6. omzet atau volume usaha per anggota
7. bagian (persentase) SHU untuk simpanan anggota
8. bagian (persentase) SHU untuk transaksi usaha anggota.

Mekanisme Pembagian SHU

Prinsip Dasar:
1. SHU diberikan atas partisipasi anggota terhadap kegiatan koperasi
2. SHU dibagi secara proporsional atas partisipasi anggota tersebut.

Mekanisme Pembagian SHU:
1. SHU yang sudah diperoleh dibagi berdasarkan ketentuan yang ada di AD (Anggaran daerah)/ART (Anggaran rumah tangga)
2. SHU untuk anggota dibagi berdasarkan besarnya transaksi, sehingga semakin besar transaksi seseorang anggota, dia akan semakin besar mendapatkan SHU, demikian sebaliknya.
3. Untuk memudahkan proporsi transaksi, maka diperlukan konversi nilai transaksi kedalam point pembagi SHU
4. Besarnya nilai tiap point SHU diperoleh dari (=) Nilai total SHU yang dibagi untuk anggota, dibagi (/) dengan total point yang dikeluarkan dari semua transaksi.
5. Nilai SHU tiap anggota adalah (=) jumlah point yang dimiliki seseorang anggota, dikali (x) nilai tiap point SHU.
6. Konversi nilai transaksi dengan jumlah point sangat tergantung dengan proporsi margin (tingkat keuntungan dari transaksi tersebut). semakin adil, namun akan rumit administrasinya, kecuali sudah computerized. Maka, Rapat Anggota dapat memutuskan diawal dengan klasifikasi nilai dan atau jenis transaksi barang/jasa pada beberapa klasifikasi saja.

Contoh Klasifikasi Point dan Pembagian SHU:

KSU Adil Makmur memiliki usaha Minimarket yang menjual berbagai barang kebutuhan anggota. Apabila barang yang dijual diklasifikasikan menjadi 4 sebagai berikut:
1. Kelompok barang A= barang yang margin keuntungannya rendah (misalnya dibawah 20%) dan harga barangnya relative rendah (misalnya per unit kurang dari Rp 20 ribu).
2. Kelompok barang B= barang yang margin keuntungannya rendah (misalnya dibawah 20%) dan harga barangnya relative tinggi (misalnya per unit lebih dari Rp 20 ribu).
3. Kelompok barang C= barang yang margin keuntungannya tinggi/sedang (misalnya diatas 20%) dan harga barangnya relative tinggi (misalnya per unit lebih dari Rp 20 ribu).
4. Kelompok barang D= barang yang margin keuntungannya tinggi/sedang (misalnya diatas 20%) dan harga barangnya relative rendah (misalnya per unit kurang dari Rp 20 ribu).

Ingat: besar kecilnya nilai margin dan tinggi rendahnya nilai barang disesuaikan dengan kondisi tiap daerah dimana koperasi tersebut berada. SEMAKIN SEDIKIT KLASIFIKASI SEMAKIN MEMUDAHKAN, NAMUN SEMAKIN MENJAUH DARI KEADILAN TRANSAKSI.

Rapat anggota dapat memutuskan klasifikasi point per transaksi, misalnya:
1. Transaksi pada kelompok barang A, senilai Rp 10.000 mendapat 1 point dan berlaku kelipatannya.
2. Transaksi pada kelompok barang B, senilai Rp 20.000 mendapat 1 point dan berlaku kelipatannya.
3. Transaksi pada kelompok barang C, senilai Rp 15.000 mendapat 1 point dan berlaku kelipatannya.
4. Transaksi pada kelompok barang D, senilai Rp 5.000 mendapat 1 point dan berlaku kelipatannya.

Ingat: besar kecilnya klasifikasi nilai transaksi disesuaikan dengan kemampuan ekonomi secara umum dari anggota. SEMAKIN BESAR NOMINAL SEMAKIN MEMUDAHKAN, NAMUN SEMAKIN MENJAUH DARI KEADILAN TRANSAKSI.